1. Doel van gegevensverwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:
- Het uitvoeren van onze statutaire taken en activiteiten;
- Het beheren van het ledenbestand;
- Communicatie met leden, vrijwilligers en samenwerkingspartners;
- Financiële administratie (bijv. contributie, vergoedingen);
- Het organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en deelname aan projecten;
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. belastingdienst, subsidieverantwoording).
2. Welke gegevens verzamelen we?
Wij verwerken enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze doelen. Dit betreft onder meer:
- Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens);
- Telefoonnummer, e-mailadres;
- Bankrekeningnummer (bij betalingen of vergoedingen);
- Lidmaatschapsgegevens (zoals aanmeldingsdatum);
- Betalingsgegevens;
- In het geval van vrijwilligers: functie/rol en eventuele afspraken.
3. Rechtsgrond voor verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op:
- Toestemming van het betrokkene (bijv. nieuwsbrief);
- Uitvoering van een overeenkomst (bijv. lidmaatschap of vrijwilligersovereenkomst);
- Wettelijke verplichting (bijv. administratieplicht);
- Gerechtvaardigd belang (zoals interne communicatie of projectdeelname).
4. Delen van gegevens met derden
Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden tenzij:
- Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken (bijv. boekhouder, bank);
- De wet dit vereist;
- De betrokkene hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.
Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.
5. Bezwaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taken of zolang wettelijk vereist. Voorbeelden:
- Ledengegevens: tot twee jaar na beëindiging lidmaatschap;
- Financiële administratie: zeven jaar (conform belastingwetgeving);
- Projectinformatie: maximaal vijf jaar, tenzij anders vereist.
6. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk aan:
- Beveiligde opslag (digitale en fysieke documenten);
- Toegangsbeperkingen (alleen toegang voor bevoegde personen);
- Gebruik van veilige software en wachtwoorden.
7. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben het recht om:
- Inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
- Gegevens te laten corrigeren of verwijderen;
- Verwerking te beperken;
- Bezwaar te maken tegen verwerking;
- Gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Contact
Voor vragen over dit beleid of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via ons contactformulier.
